Unternehmen stehen vor der Aufgabe, ihre IT-Betriebskosten zu senken. Ein Ansatz liefert das Lizenzmanagement. Aber erst eine richtige Nutzungsanalyse liefert nachhaltige Einsparungspotenziale.

Regelmäßige Gesundheitschecks setzen sich im Gesundheitswesen zunehmend durch. Wenn Krankheiten frühzeitig diagnostiziert werden, können diese einfacher und kostengünstiger behandelt werden. Ähnlich verhält es sich in der SAP-Welt. Auch hier bietet eine kontinuierliche Systemdiagnostik oder Nutzungsanalyse viele Vorteile. Denn die SAP-Systeme vieler Unternehmen sind in die Jahre gekommen. Dabei hat sich Ballast angehäuft, der den Betrieb unnötig verteuert.

Dabei ist es relativ einfach, eine kontinuierliche Systemdiagnostik zu implementieren. Zuerst müssen relevante und messbare Kriterien festgelegt werden, mit denen sich der Nutzungsgrad eines SAP-Systems bestimmen lässt. Dabei wird die Nutzungsanalyse in drei Bereiche aufgegliedert: das Lizenz-, das Anwender- und das Systemmanagement.

Lizenzen richtig managen

Eigentlich sollte mittlerweile jedes SAP-Anwenderunternehmen ein aktives Lizenzmanagement durchführen. Denn nur so lassen sich Fehler wie fehlende Lizenzeinträge in den Stammdaten, unterschiedliche Klassifikationen von Anwendern in mehreren Systemen und deren falsche Lizenzierung oder inaktive Anwender, die nicht abgekoppelt werden, vermeiden. In letztem Fall sollte diese schon aus Sicherheitsgründen deaktiviert werden. In der Praxis wird dies jedoch häufig unterlassen, so das Ergebnis von 800 RBE Plus Nutzungsanalysen der Würzburger IBIS Prof. Thome AG, die die Systeme von internationalen SAP-Anwenderunternehmen untersucht hat. Da in Unternehmen im Durchschnitt nur 85 Prozent der gültigen bzw. lizenzierten Anwender das System in Anspruch nehmen, ließen sich die Lizenzkosten um 15 Prozent senken. Auch, wenn die Unternehmen die nicht genutzten Lizenzen nicht an SAP zurückgeben können, so könnten sie zumindest die Wartung für diese kündigen.

Wesentlich schwieriger ist es für SAP-Anwenderunternehmen, die richtige Lizenz zu ermitteln. Je nach Preisliste werden unterschiedliche Lizenztypen ausgewiesen. So gibt es beispielsweise Professional oder Limited Professional Lizenzen. Der eingetragene Lizenztyp muss der tatsächlichen Nutzung des SAP-Systems entsprechen. Indes wissen die meisten Unternehmen nicht, wie sich die Lizenztypen ermitteln lassen. Deshalb tragen sie tendenziell teurere Lizenztypen ein. Damit vermeiden sie zwar Überraschungen bei Lizenzüberprüfungen, sind aber überlizenziert.

Anwendermanagement nicht vernachlässigen

Im Vergleich zum Lizenzmanagement ist ein aktives Anwendermanagement allerdings noch vielschichtiger. Denn hier gilt es herauszufinden, ob die Aufbauorganisation des Unternehmens mit den Prozessen in den SAP-Systemen kompatibel ist. Der Ansatz "Structure follows strategy" hat an seiner Aktualität nichts eingebüßt: Die Organisationsstruktur muss den Geschäftsprozessen entsprechen. Leider weisen gerade ältere SAP-Systeme oftmals Diskrepanzen zwischen ihrer Aufbau- und Ablauforganisation auf. Zwei Benchmarks zeigen dies deutlich.

1.      Der Anteil der Dialoganwender, die weniger als drei Transaktionen im SAP-System vornehmen, beträgt durchschnittlich ca. 14 Prozent. Sie nutzen das ERP-System also nicht voll aus. Deshalb empfiehlt es sich, den Lizenztyp aller Dialoganwender zu überprüfen. Hierbei sollten die genutzten Transaktionen und deren Nutzugsintensität untersucht und gegebenenfalls organisatorische Maßnahmen eingeleitet werden.

2.      Der Anteil der Poweruser - also der Anwender, die in ihrem Fachbereich 80 Prozent des Arbeitsvolumens erledigen - ist zu niedrig. Daraus kann ein hoher Anteil an Gelegenheitsanwendern abgeleitet werden. Ein solcher verursacht allerdings wegen langer Einarbeitungszeiten unweigerlich eine ineffiziente Prozessabwicklung. Folgendes Beispiel verdeutlicht dies: Der Anteil der Poweruser, die die Kreditorenrechnungen erfassen, beträgt durchschnittlich ca. 27 Prozent. Das heißt, 73 Prozent der Anwender bewältigen lediglich 20 Prozent des Belegvolumens. Angesichts der Komplexität der Rechnungserfassung ist der Anteil der Gelegenheitsanwender zu hoch. Eine Zentralisierung dieser Aufgaben würde eine wirtschaftlichere Systemnutzung ermöglichen.

Aufbau- und Ablauforganisation abstimmen

Die gezielte Analyse der Aufbau- und Ablauforganisation eines SAP-Systems hängt von zahlreichen Faktoren ab. Sie lassen erkennen, wie vielschichtig eine Nutzungsanalyse in Form eines aktiven Anwendungsmanagements sein kann. Schließlich gilt es sicherzustellen, dass das zur Verfügung gestellte funktionale Nutzungspotenzial auch den operativen Prozessanforderungen entspricht. Bietet das SAP-System zu viel oder zu wenig davon, entstehen auch hier unnötige Kosten.

Ein Beispiel dafür liefern die in einem SAP-System verfügbaren Zahlungskonditionen. Wenn ein Unternehmen 20 Zahlungsbedingungen einsetzt, ist es schlicht unnötig, 500 im SAP-System vorzuhalten. Solche Diskrepanzen zwischen dem Potenzial und der tatsächlichen Nutzung eines SAP-Systems erzeugen versteckte Kosten. Sei es durch die unnötige Suche nach der richtigen Zahlungsbedingung während z. B. ein Anwender eine Kreditorenrechnung erfasst oder weil 480 unnötige Zahlungskonditionen gewartet und getestet werden müssen.

Eigenentwicklungen beschränken

Kostensenkungspotenziale liefert auch ein Benchmark über den Anteil der genutzten individuellen Transaktionen im SAP-System. Dieser Anteil beträgt 42 Prozent, d.h. 58 Prozent der individuell entwickelten Programme werden operativ nicht genutzt. Diese wurden in der Vergangenheit zwar genutzt, als das eingesetzte SAP-Release bestimmte Funktionalitäten nicht unterstürtzte. Problematisch werden sie jedoch, wenn sie die weiterentwickelten Geschäftsprozesse nicht mehr unterstützen können, denn auch ungenutzte Programme  Wartungsaufwand verursachen. So muss bei Upgrade- oder Konsolidierungsprojekten auch bei diesen jedes Mal der Code überprüft und manuell angepasst werden, da ohne Nutzungsanalyse es nicht bekannt ist, welche Programme mit welcher Intensität genutzt werden.  Aus diesem Grund sollten Eigenentwicklungen regelmäßig überprüft und überflüssige Programme aus dem SAP-System entfernt werden.

Das Ganze im Blick haben

Richtigerweise steht derzeit das Thema Lizenzmanagement bei vielen SAP-Anwenderunternehmen auf der Agenda. Viele schöpfen aber noch nicht ihre diagnostischen Möglichkeiten aus. Ein ganzheitlicher Ansatz liefert ein weitaus besseres (Gesundheits-)Bild. Denn sowohl für die menschlichen Organe als auch für SAP-Systeme gilt: Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile. Es muss nur ein gutes Zusammenwirken sicher gestellt sein. Aus diesem Grund sollten Unternehmen nicht nur das Symptom "Lizenzen" bekämpfen. Vielmehr empfiehlt es sich, mit einer strukturierten Nutzungsanalyse das Thema umfassender anzugehen und so die IT-Betriebskosten nachhaltig zu senken.

Dieser Fachartikel von Dr. Eduard Gerhard ist erschienen im IT-Director, Ausgabe #7-8/2010 (August 2010).