Möglichkeiten und Grenzen des SAP Business Warehouse bei Prozessanalysen

Dr. Andreas Hufgard

(veröffentlicht in S@PPORT 04/2009)

Mit welcher technischen Plattform kann eine flächendeckende Qualitätsmessung von SAP-Prozessen erreicht werden? Dieser Frage ging ein Entwicklerteam der IBIS Prof. Thome AG auf den Grund. Dabei sollte der Prozessfluss bis auf Geschäftsvorfalltiefe bewertet werden – und zwar bezüglich seiner betriebswirtschaftlichen, organisatorischen und zeitlichen Ausnahmen.

 

Vorgehensweise: Top-Down über 16 Geschäftsprozesse

Die Entwicklungsphase, die ein Team von RBE-Plus-Inhaltsentwicklern und ein weiteres Team von SAP-BW-Entwicklern begleitete, verlief zweistufig. In der ersten Phase wurde nach Definition und Aufbau der Inhaltsstruktur, einer betriebswirtschaftlichen Prozessreferenzstruktur mit über 4800 Elementen, Top-Down vorgegangen. Die Entwickler teilten die 16 Geschäftsprozesse in 82 serviceorientierte, betriebswirtschaftliche Abschnitte auf, die so genannten Pipeline-Services. Innerhalb eines solchen Service – wie Kundenauftragserfassung – wurden die unterschiedlichen Leistungen in 403 Pipelines unterteilt. Innerhalb einer Pipeline – wie Kundenauftrag mit Bezug zu Kontrakten – konnten bis auf Geschäftsfallebene Normal- (>1600) und Ausnahmefälle (>2500) identifiziert werden. Diese Vorgehensweise wird als Prozess Pipeline Analyse bezeichnet.

 

Zwei Plattformen für den gleichen Inhalt

Warum nutzt IBIS Prof. Thome nach wie vor zwei Plattformen für den gleichen Inhalt? Diese Frage lässt sich leicht beantworten, denn beide Plattformen haben unterschiedliche Vorteile, die je nach Ausgangssituation zum Tragen kommen. So ist der RBE Plus Center bei einem neuen Kunden schneller in der Umsetzung des Analyseprozesses. Anhand der ersten Analyseergebnisse und der jeweiligen betriebswirtschaftlichen Anforderungssituation des Kunden lassen sich daraus resultierende Anpassungen in kürzerer Zeit realisieren. Dies liegt einerseits an der flexiblen RBE Plus-Technologie, die es erlaubt, den Analyseprozess sofort auf der Grundlage eines eingespielten Extraktors zu beginnen. Und dies aus dem Stand, ohne weitere Installation und als Serviceprojekt. Auch muss keine aufwendige Erweiterung und Systemintegration des BW mit einem ERP-System aufgebaut oder geändert werden. Andererseits verfolgt RBE einen Generator-Ansatz: Anpassungen, die Inhaltsentwickler auf einer Strukturebene „designen“, werden automatisch an die Extraktoren durchgereicht. Kundenanforderungen können dadurch viel schneller adaptiert werden.

 

Eine Besonderheit der RBE Plus-Technologie ist, dass sich die durchgeführten Prozessanalysen auf Gestaltungsfragen beziehen, die das Management von Geschäftsprozessen beeinflussen. Um Messwerte zu erhalten, welche die Prozessverantwortlichen miteinander vergleichen können, sollten die Analysen quartalsweise (periodisch) oder auf Projektanforderungen (vorher/nachher) hin durchgeführt werden. Darüber hinaus muss der Analyseumfang der untersuchten Geschäftsvorfälle ein gewisses Maß an Abdeckung erreichen, um daraus belastbare Schlussfolgerungen ziehen zu können. Für diese Form der Analytik entwickelte IBIS Prof. Thome das RBE Center Tool: Ausgehend von der Verdichtung und Voranalyse im Hauptspeicher werden nur relevante, strategische Prozessindikatoren und Messwerte extrahiert, die auch aus dieser analytischen Perspektive langfristig sinnvoll sind.

Dieses Messkonzept versucht Flexibilität mit Stabilität sowie Vergleichbarkeit der Messpunkte und -ergebnisse zu verbinden. Ein Browser erlaubt den einfachen Zugriff auf diese Faktenbasis, die darüber hinaus nach Organisationssichten oder Zeiten differenziert werden kann. Ein weiterer Vorteil des RBE Plus Center liegt in der eher auf Referenzstrukturen ausgelegten Technologie. Von dort aus ist beispielsweise eine einfache Integration in andere Business-Process-Management-Werkzeuge möglich.

 

Verbindung von Process- und Business Performance mit dem SAP BW

SAP BW ist grundsätzlich eher auf eine betriebswirtschaftliche oder eine Business Performance Analytik hin ausgelegt. Tabellarische Strukturen und Aufbereitungen sind davon stark geprägt. Im BW ist es jedoch möglich, über die Prozess Pipeline Analyse Indikatoren in eine Verbindung mit betriebswirtschaftlichen Auswertungen zu bringen. Die Vorteile des BW-InfoCubes oder des BW-Einsatzes liegen deswegen eher in diesen Anwendungsfällen. Sieht ein Kunde aufgrund der Analyseinhalte auch Handlungsbedarf im täglichen operativen Betrieb, so kommt SAP BW als Plattform zum Einsatz. Dabei werden diejenigen Qualitätsindikatoren zur Bewertung der Geschäftsprozesse im BW aktiviert, beziehungsweise implementiert, die auch für eine kurzfristige Betrachtung grundlegend erscheinen. Die Unternehmensleitung kann dadurch in einem täglichen oder wöchentlichen Zyklus mit neuen Daten versorgt werden, um direkt im operativen Betrieb und näher am Ereignis einer betriebswirtschaftlichen Ausnahme handeln zu können.

In SAP BW kann es darüber hinaus hilfreich sein, weitere Attribute anzufügen. Neben den charakterisierenden Attributen, wie Positionstypen, können auch Umsatzzahlen und weitere betriebswirtschaftliche Aspekte hinzugefügt werden. So lässt sich der Kontext für die Ausnahmebehandlung anreichern, um für den Einzellfall den Zusammenhang zwischen Prozessproblem und betriebswirtschaftlicher Wirkung schnell erkennen zu können. Aufgrund des deutlich höheren Aufwandes, auf einer BW-Plattform entsprechende Analyseinhalte zu pflegen und die Daten vorzuhalten, ist es sinnvoll, je nach Prozessanalyseumfang einen Anteil von 20 bis 30 Prozent der Indikatoren in SAP BW zu implementieren. Das BW ist somit ein Messinstrument für kritische, tagesaktuelle Themen und Ausnahmen.

Im Gegensatz zu SAP BW nutzt das RBE Plus Center die Inhalte der Pipelineanalyse für eine strategische, gestaltungsorientierte Qualitätsmessung und -verbesserung der Prozesse, um flächendeckend die Stabilität des Prozessflusses und die Bedeutung von Prozessproblemen systematisch und differenziert zu verfolgen und zu bewerten. So bieten beide Werkzeuge durch ihre jeweiligen Eigenheiten einen Vorteil hinsichtlich der Gesamtkosten, der Effizienz und der Effektivität einer Prozessanalyse.

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